Manual de usuario — Global Connect

Guía corta para empezar a usar la plataforma. No hace falta saber de sistemas.

1. Primeros pasos

1. Cree su cuenta en www.globalconnect.agency → Probar gratis 14 días. Le llega un código de 6 dígitos al correo (revise Spam si no lo ve).
2. En Inicio verá la lista de Primeros pasos. Cada uno se marca solo cuando lo completa:
3. Conectar el correo (Ajustes → Cuentas de correo → Conectar con Google).
4. Cargar razón social y RNC (Ajustes → Empresa). Salen en las facturas y en los formatos de la DGII.
5. Cargar el plan de cuentas (Contabilidad → Plan de cuentas → Cargar plan sugerido (RD)).
6. Crear departamentos y reglas (Automatizaciones).
7. Invitar a su equipo (Ajustes → Usuarios → Invitar).

Roles

2. Bandeja

Los correos llegan solos. La IA de Global Connect le pone a cada uno categoría, urgencia (1 a 5), tono (detecta al cliente molesto) y un resumen, y explica por qué.

• Pestañas: Abiertos, Urgentes (4 y 5), Resueltos y Spam.
• Buscar y filtrar: por texto (asunto, remitente o contenido), categoría, urgencia y buzón. Filtros rápidos: Mías y Sin asignar.
• Varias a la vez: marque las casillas para asignar, resolver, marcar spam o reabrir en lote.
• Atajos: j/k para moverse, Enter para abrir, x para seleccionar, e para resolver.

Dentro de una conversación:

• Responder: escriba y toque Enviar. Sale desde el Gmail de la empresa y queda en el mismo hilo. Puede usar una respuesta guardada o Sugerir con IA (siempre revise el texto antes de enviar).
• Asignar a alguien del equipo (le llega un aviso por correo).
• Notas internas: solo las ve el equipo.
• Esperando al cliente y Resolver. Si el cliente vuelve a escribir, la conversación se reabre sola.
• Reenviar a un departamento o a una persona, con una nota.
• Ver con formato: muestra el correo como lo envió el remitente (sin cargar imágenes de afuera, por privacidad).
• Si la IA se equivocó en una etiqueta, corríjala: aprende de esas correcciones.

3. Automatizaciones

• Departamentos: cree Ventas, Facturación, Soporte… con su correo. A ese correo le llega un enlace para aceptar; hasta entonces no se le envía nada.
• Reglas: «si llega un correo así → hacer esto». Condiciones: categoría, urgencia mínima, tono, remitente o asunto que contiene una palabra. Acciones: reenviar al departamento, asignar a una persona, avisar en Slack o Discord. Con Detener aquí no se aplican las reglas siguientes.
• Probar con correos recientes: antes de crear la regla, muestra a qué correos habría aplicado.
• Alertas a Slack o Discord: pegue la dirección del webhook del canal y toque Enviar prueba.

4. Contabilidad

• Plan de cuentas: el sugerido para RD en un clic, o importe el suyo desde CSV.
• Asientos: partida doble; se guardan como borrador y se postean cuando cuadran. Un asiento posteado no se borra: se anula con un contra-asiento.
• Libro diario, mayor y balanza con filtros de fechas.
• Períodos: cierre los meses ya revisados para que nadie registre en ellos.
• Configuración: cuentas de los asientos automáticos, ITBIS, retenciones, secuencias de NCF, diferencia cambiaria y comisiones bancarias.

Asistente IA

Contabilidad → Asistente IA. Pregunte en lenguaje normal: «¿Cuánto vendimos este mes?», «¿Quién nos debe?», «¿Cuánto hay en el banco?». También puede pedirle que registre algo («Registrar el pago de la luz por RD$ 3,500 desde el banco»): lo deja en borrador para que usted lo revise y lo postee. La IA nunca registra nada sola.

5. Ventas y compras

• Facturas de venta: elija el cliente, agregue líneas con ITBIS y Emitir factura. El NCF se asigna solo y el asiento se genera automáticamente. Se imprime o guarda en PDF.
• Notas de crédito sobre una factura emitida.
• Compras: registre las facturas de sus proveedores con su NCF; el ITBIS pagado queda como crédito fiscal.
• Clientes y proveedores: se valida el RNC o la cédula.

6. Tesorería

• Bancos y caja: cada cuenta, en pesos o en dólares, con su saldo.
• Cobros y pagos: desde la factura (Registrar cobro/pago) o desde Tesorería. Se pueden aplicar a varias facturas y en partes. En dólares se indica la tasa del día y la diferencia cambiaria se registra sola.
• Anular un cobro o pago devuelve el saldo a las facturas.
• Conciliación: descargue el estado de cuenta del banco en CSV (si el banco da Excel: Guardar como → CSV) y súbalo. La plataforma reconoce las columnas, concilia sola lo que coincide y le deja asociar a mano, registrar comisiones o intereses, o ignorar líneas. Al final compara el saldo del banco con el de los libros y cierra el mes.

7. Reportes

• Estado de resultados (con comparación contra el período anterior o el año pasado) y balance general.
• ITBIS del período (cobrado, pagado, retenciones y saldo estimado).
• Cuentas por cobrar y por pagar por antigüedad.
• Formatos 606 y 607 en el TXT que pide la DGII. Su contador debe revisarlos antes de presentarlos.
• Todo se descarga en Excel.

8. Analíticas

Correos por día y por categoría, tiempo de primera respuesta y de resolución, carga de cada persona, precisión de la IA y los números del período (ingresos, gastos, por cobrar, por pagar y bancos). Se descarga en CSV.

9. Ajustes

• Mi cuenta: cambiar la contraseña.
• Empresa: datos fiscales y exportar todos los datos a Excel (los datos son de su empresa).
• Membresía: días de prueba y plan (USD 5/mes).
• Usuarios, Cuentas de correo, Categorías, Respuestas guardadas.
• Auditoría: quién hizo qué y cuándo.

Todos los días, si hay algo pendiente (urgentes, sin asignar, facturas vencidas), los administradores reciben un resumen por correo.

¿Dudas?

Escríbanos desde el formulario de contacto en www.globalconnect.agency.